Le respect de la confidentialité…c’est l’affaire de tous

L’Association d’Hospitalisation Canassurance (faisant affaires au Canada dans les provinces du Québec, de l’Ontario et de l’Atlantique sous le nom d’Ontario Blue Cross™, Croix Bleue du Québec^MD et Blue Cross^®) ainsi que ses filiales reconnaissent qu’elles ont l’obligation d’adopter, d’implanter et de maintenir à jour des procédures répondant aux exigences de l’article de la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et Documents Électroniques («LPRPDE») et à toutes les lois sur la confidentialité qui s’appliquent dans chaque province dans la direction de ses affaires et qu’elles sont responsables de s’y conformer. À ce titre, nous nous engageons à respecter les déclarations suivantes sur la façon dont l’Association d’Hospitalisation Canassurance (AHC) recueille, utilise, divulgue et gère les renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle.

Un directeur de la protection des renseignements personnels a été nommé, dont le rôle est d’assurer que l’organisation se conforme aux programmes sur la confidentialité et que tous les employés de AHC reçoivent la formation portant sur la nouvelle loi, LPRPDE, ainsi que sur toute autre loi provinciale relative à la confidentialité. Les politiques et les procédures assurant le respect de ces lois font partie du programme de formation et sont mises à la disposition de tous les employés.

Comment et pourquoi nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels

Au moment de recueillir des renseignements personnels, au moyen jugé le plus approprié, nous informons nos clients du but de la cueillette, de l’utilisation, de la divulgation des renseignements personnels les concernant, et obtenons leur consentement avant ou lors de la cueillette des données.Toute information médicale, financière ou autres données personnelles recueillies durant notre relation d’affaires permettant d’identifier un individu est considérée comme renseignements personnels. Cela comprend mais ne se limite pas aux données que vous nous fournissez tels votre nom, adresse, date de naissance, information financière et médicale etc. et/ou renseignements personnels recueillis avec votre permission auprès d’un tiers tels médecin, hôpital, agence de voyage, courtier, bureau de renseignements médicaux etc.

La cueillette et l’utilisation des données des renseignements personnels

Les renseignements personnels que vous nous fournissez ou qui sont recueillis auprès d’un tiers sont utilisés dans le but de vous identifier, comprendre et combler vos besoins et préférences, traiter et payer vos demandes de règlement, et nous aider dans notre engagement du respect de la loi.

Comme la plupart de nos services sont offerts par téléphone, les appels sont enregistrés pour l’assurance de la qualité du service et pour protéger les deux parties en cas de désaccord.

Votre consentement sera requis au moment de l’achat d’un produit, du paiement d’une demande de règlement, ou à tout autre moment au cours de notre relation d’affaires. Vous pouvez retirer votre consentement nous donnant le droit d’utiliser vos renseignements personnels, et ce, à tout moment. Cependant, dans certain cas, cela peut résulter en notre incapacité à vous fournir une couverture d’assurance, de l’assistance ou de procéder au paiement d’une demande de règlement en votre nom.

La divulgation des renseignements personnels
L’AHC et ses filiales¹, s’engagent à ne pas communiquer ou divulguer vos renseignements personnels sans avoir obtenu votre consentement au préalable sauf indication contraire tel que défini à la présente, ou autrement tel qu’entendu avec vous par écrit. Au cours de notre relation d’affaires, nous communiquons de l’information à des tierces parties, afin qu’elles puissent fournir des services en notre nom en lien avec l’administration de nos produits, ou lorsque requis par la loi, comme dans le cas d’un avis de recherche. En cas d’urgence, telle qu’une maladie subite à l’étranger, il est possible que nous divulguions vos renseignements personnels incluant des informations médicales à des tierces parties et nous prendrons pour acquis votre consentement afin de s’assurer que vous receviez les soins appropriés sans délai.

Protection des renseignements personnels du client

AHC et ses filiales¹ protègent les renseignements personnels détenus et assurent un contrôle contre la perte, le vol et l’accès non autorisé à ces informations, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou les modifications. Vos renseignements personnels sont protégés quelque soit le format dans lequel nous les conservons.

Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis, ils sont détruits, afin d’en prévenir l’accès et l’utilisation non autorisée.

Nous travaillons avec vous pour protéger vos renseignements personnels
Les employés accordent beaucoup d’importance à la confidentialité des renseignements personnels et suivent de strictes instructions corporatives à ce sujet. Les employés comprennent que des raisons d’affaires légitimes sont exigées pour recueillir, accéder, et/ou utiliser les renseignements personnels. Seuls nos employés et nos prestataires de services peuvent accéder à vos informations dans la mesure où elles sont nécessaires à l’exécution de leur travail.

Avoir accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels, en vérifier l’exactitude, revoir si le contenu est complet ou y apporter des modifications, et ce, en tout temps en communiquant avec nous tel qu’indiqué ci-dessous. Vous pouvez également faire une demande par écrit pour obtenir plus de détails sur le contenu de vos dossiers.

Si vous souhaitez recevoir une copie des documents qui sont en notre possession et qui contiennent vos renseignements personnels, un montant raisonnable peut être exigé afin de couvrir les frais de reproduction et de manutention. Vous serez informé des coûts avant que nous reproduisions ces documents. 

Comment vos demandes, vos suggestions et vos plaintes sont traitées

Vos commentaires sont très importants pour nous. Des processus ont été mis en place afin que vos requêtes soient prises en charge dans les 30 jours suivant la réception. Dans certaines circonstances (stipulées dans la LPRPDE) la période de 30 jours peut-être prolongée.

Si vous avez des suggestions, désirez avoir accès à vos dossiers ou si vous avez une plainte à formuler sur la manière dont vos renseignements personnels ont été traités, n’hésitez pas à nous écrire à l’adresse suivante :

Directeur de la protection des renseignements
Association d’Hospitalisation et ses filiales¹
550 rue Sherbrooke Ouest
Montréal, PQ
H3A 3S3
Renseignementspersonnels@qc.croixbleue.ca

¹Canassurance, compagnie d’assurances générales inc., Canassurance, compagnie d’assurance-vie inc. et CanAssistance inc.